Beglaubigung und Beurkundung – das ist der Unterschied

Im Rechtsverkehr gibt es für bestimmte Sachverhalte bestimmte Formerfordernisse, darunter die Beglaubigung und die Beurkundung. Was ist der Unterschied und wann benötigt man welche Form? – Das erfahren Sie hier.

Welche Form ist wann vorgeschrieben?

Die Beglaubigung kommt immer dann zum Einsatz, wenn eine amtliche Bescheinigung darüber benötigt wird,

• dass eine Abschrift bzw. eine Kopie mit dem Originaldokument übereinstimmt (Abschriftsbeglaubigung) oder
• dass eine Unterschrift echt ist (Unterschriftsbeglaubigung).

Sowohl bei der Abschriftsbeglaubigung als auch bei der Unterschriftsbeglaubigung findet nur eine rein formale Prüfung statt. Der Inhalt des Dokuments, das kopiert wurde bzw. unterschrieben wird, unterliegt amtlicherseits keiner Prüfung.

Um die materielle Rechtmäßigkeit des Urkundeninhalts geht es dagegen bei der Beurkundung. Hier wird das Dokument von einem Notar im Wege der Niederschrift nach den Angaben der Beteiligten abgefasst, den Beteiligten vorgelesen, von diesen nach Beratung und Belehrung durch den Notar genehmigt und von den Beteiligten und dem Notar unterzeichnet. Dadurch wird das Dokument in den Rang einer öffentlichen Urkunde erhoben, deren Inhalt von Amts wegen für rechtmäßig erklärt ist. Deshalb muss sich der Notar bei der Beurkundung auch von der Geschäftsfähigkeit der Beteiligten überzeugen.

Die Beurkundung ist das strengste Formerfordernis, das die deutsche Rechtsordnung kennt. Sie ist gesetzlich immer dann vorgeschrieben, wenn es um wirtschaftlich besonders bedeutsame oder rechtlich besonders komplexe Geschäfte geht, bei denen die Parteien vor Übereilung und Übervorteilung geschützt werden sollen, zum Beispiel bei Grundstückskaufverträgen, Schenkungsversprechen, Eheverträgen, öffentlichen Testamenten, Erbverträgen und bei Satzungen zur Gründung einer GmbH oder einer AG.

Die schwächere Form der Beglaubigung ist zum Beispiel vorgeschrieben bei Anmeldungen und Eintragungen in öffentliche Register wie Handelsregister, Vereinsregister, Personenstandsregister und Grundbuch.

Wer beglaubigt und wer beurkundet?

Bei der Beglaubigung von Dokumentenkopien und von Unterschriften sind zwei Arten zu unterscheiden:

Die amtliche Beglaubigung kann, muss aber nicht durch einen Notar erfolgen; sie kann auch von einer dazu durch Landesgesetz ermächtigten Behörde vorgenommen werden. In den meisten Bundesländern dürfen Gemeindeverwaltungen, Kreisverwaltungen, untere Behörden, Polizei und Gerichte, Schul- und Universitätsverwaltungen, Amtskirchen und teilweise auch Sparkassen amtliche Beurkundung vornehmen. Allerdings gibt es von Bundesland zu Bundesland teilweise erhebliche Unterschiede. Zur Abschriftsbeglaubigung genügt meist eine amtliche Beglaubigung.

In besonderen Fällen schreibt die Rechtsordnung die öffentliche Beglaubigung vor, die durch einen Notar erfolgen muss. Hierunter fallen zum Beispiel die Unterschriftsbeglaubigungen bei Handelsregister- und Vereinsregisteranmeldungen.

Beurkundungen dürfen ausschließlich von einem Notar vorgenommen werden, da hierbei die Urkunde vom Notar erstellt wird und die fachkundige und unparteiische Beratung der Beteiligten im Vordergrund steht.

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