Notfallordner: Kluge Chefs sorgen vor
Sie sind es gewohnt, allein zu entscheiden? Denken Sie daran, dass Ihr Unternehmen auch dann weiterlaufen muss, wenn Sie einmal unerwartet ausfallen sollten. Lesen Sie hier, wie Sie für eine solche Situation vorsorgen.
Gerade in kleinen Betrieben geht nichts ohne den Chef. Er hat als Einziger den Zugriff auf die Bankkonten, hält den Kontakt zu den Kunden und ist für deren Sonderwünsche zuständig. Ohne seine Unterschrift und Kompetenz ist das Unternehmen schnell handlungsunfähig. In größeren Betrieben gibt es weitere Geschäftsführer oder Prokuristen. Mit ihnen läuft der Betrieb wohl zeitweise weiter.
Sobald aber Entscheidungen nur mit Zustimmung des Hauptgesellschafters und -geschäftsführers getroffen werden können, droht Stillstand. Schlimmstenfalls kann das zur Insolvenz führen. Um solche Folgen zu verhindern, sollte jeder verantwortungsvolle Chef vorsorgen. Und zwar sowohl im Sinn der Familie als auch der Mitarbeiter. Ein bewährtes Instrument ist ein Notfallordner.
Das sollte der Notfallordner mindestens enthalten:
- Erste Handlungsanweisungen und Vertretungsplan
- Vollmachten für den Verhinderungsfall
- Wichtige Adressen und Ansprechpartner wie Banken, Versicherungen, Steuerberater und Rechtsanwalt
- Arbeits-, Leasing- und Mietverträge
- Passwörter, Codes und PINs
- Informationen zum Aufbewahrungsort für Tresorschlüssel
- Verzeichnis der Schlüssel
- Information zu Patenten, Lizenzen und Rezepturen
- Unterlagen zum Stand aktueller Projekte
- Eine notariell beglaubigte General- und Vorsorgevollmacht
- Informationen zum Hinterlegungsort des Unternehmenstestaments und der Nachfolgekonzeption
Notfallordner einmal jährlich überprüfen
Nicht immer ist es sinnvoll, alle Originalunterlagen in diesem Notfallordner zu verwahren – zum Beispiel Projektunterlagen. Der Ordner sollte dann aber Auskunft darüber geben, wo sich diese Unterlagen befinden. Und: Der Ordner kann seine Funktion nur erfüllen, wenn er aktuell ist und im Fall der Fälle aufgefunden wird. Sie sollten den Notfallordner deshalb mindestens einmal jährlich durchsehen und auf den neuesten Stand bringen. Und Ihre Angehörigen und leitende Mitarbeiter sollten wissen, wo der Ordner steht.
Gut zu wissen: Genau für solche Zwecke halten die Sparkassen einen Notfallordner im DIN-A4-Format bereit. In ihm können Sie die erforderlichen Unterlagen systematisch geordnet ablegen. Er enthält auch eine CD-ROM, mit der Sie die Inhaltsblätter via PC beschreiben können. Fragen Sie Ihren Firmenkundenberater danach.
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